清理

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節號	中文 221	阿拉伯文 221	捷克語 221	德語 221	英語 221	西班牙語 221	法語 221	意大利語 221	日語 221	葡萄牙語 221	俄語 221
221-1	編碼	ترميز—جفر	kódování	Verschlüsselung —Signierung —Kodierung —Auszeichnung	coding	codificados	chiffrement	codificazione	符號づけ	codificação	Шифровка —Кодирование
221-2	基本文件	مستند الأصلي—وثيقة الأصلية	základní doklad	Erhebungsunterlage —Urbeleg	basic document	documento de base	document de base	documento originale	基本的書類	documento básico	Первичный документ
221-3	編碼方案	رمز—جفرة	kód	Schlüssel —Schlüsselverzeichnis —Signierbehelf	coding scheme	código —plan de codificación	code	codice	符號づけの設計	estrutura de códigos	Программа шифровки
221-4	分類	عرفية—خطة الترميز	nomenklatura	Nomenklatur —Klassifikation	classification	nomenclatura	nomenclature	nomenclatura	分類	classificação	Список классификационных позиций
221-5	標題	عنوانات	položka	Position —Rubrik	heading	categoría —rúbrica	poste —rubrique	voce —rubrica	見出し	cabeçalho	Разряд
221-6	清理	تنقية	čištění	Datenreinigung —Plausibilitätskontrolle	cleaning	la limpieza	apurement	pulizia	クリーニング	limpeza	Чистка (файла)
221-7	有效性核查 —一致性核查	ضبط الصحة—ضبط الا تساق	zkouška konsistence	Prüfung auf Gültigkeit (Validität) und Konsistenz —Konsistenz und Gültigkeit (Validität), Prüfung auf —Validität (Gültigkeit) und Konsistenz, Prüfung auf	validity check —consistency check	control de coherencia —validación	contrôle de validité —contrôle de cohérence	controlli di validità —verifiche di coerenza	內容検査 —整合性検査	validação —testes de consistência	Проверка достоверности —Проверка на непротиворечивость

數據的編輯通常需要先將基本文件²的某些項目進行編碼¹。編碼方案³把每一項目材料與其數字代碼或字母代碼之間建立了一個互相對應關係。代碼簿收集了也說明了某套基本文件所用的編碼方案。編碼方案的目的是為了便於以後對數據進行分組。與編碼方案不同的是分類⁴，它是列載個別代碼的一張表。在表中對每個標題⁵[⁴](213-3*)。編輯的第二階段工作就是清理⁶檔案材料，用有效性核查⁷和一致性核查⁷(參閱110-1)的範圍內進行，也可以在不同單位之間對比進行。差錯一經查出之後，可以用自動化方式對原始文件或檔案材料加以修正。
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